Audit interne ISO 9001 – Préparation à la certification

formation QSE

Un audit interne est une condition préalable obligatoire pour toute organisation souhaitant obtenir la certification ISO 9001. Dans cet article, j’explique pourquoi les audits internes sont un moteur essentiel de la maîtrise de soi et du développement organisationnels, ainsi que leur déroulement.

 

Les audits internes: un moteur essentiel du développement organisationnel en QSE

Les audits internes sont généralement des audits réalisés par une tierce partie dans le but de mettre en place une autocontrôle organisationnel couvrant l’ensemble de l’organisation ou des parties clairement définies de celle-ci. Ils constituent un élément obligatoire de la norme ISO 9001 depuis sa première publication en 1987 – pour de bonnes raisons.

Au bout du compte, la qualité, c’est lorsque vos clients perçoivent vos produits ou services comme étant de haute qualité. C’est le cas lorsqu’ils reçoivent ce qu’ils ont commandé, dans la forme sous laquelle ils l’ont commandée, à l’heure convenue, dans la quantité convenue, etc. Si une entreprise peut fournir cette qualité tout le temps (ou du moins la plupart du temps) et pas seulement par coïncidence, il est très probable qu’elle dispose d’une sorte de système de gestion de la qualité. »

Toute organisation qui recherche (re) une certification pour son système de management de la qualité ou qui veut simplement l’améliorer doit se demander:

  • Quelle est la qualité de mon système de gestion de la qualité? (QSE)
  • Comment mon système de gestion de la qualité est-il conçu?
  • Quelles sont les forces et les faiblesses de mon système de gestion de la qualité?
  • Mon système de gestion de la qualité est-il conforme à la norme ISO 9001 (ou à une autre norme de choix)?

L’audit interne est un excellent outil pour examiner de près votre organisation, la questionner et la comparer, et aboutir ainsi à une évaluation bien fondée qui devrait, idéalement, vous apporter les réponses correctes à ces questions. Ceci devrait être la base du développement et de l’amélioration continus de votre organisation, l’audit interne étant l’institution indispensable de la maîtrise de soi régulière. Cela implique la planification de l’audit interne ainsi que la documentation des constatations, l’analyse des risques et des mesures définies.

De la théorie à la pratique

Des processus clairement structurés, fondés sur une stratégie bien pensée et élaborée de manière durable, sont la condition préalable à la réalisation d’objectifs et de résultats planifiables et traçables. Dans un audit interne, vous pouvez savoir si une organisation peut être à la hauteur de cette aspiration ou non.

Chaque audit interne commence par un examen professionnel de la documentation existante, qui sert de base aux étapes suivantes de l’audit. Des résultats d’audit utilisables ne peuvent être obtenus que si les processus sont examinés parallèlement au flux de travaux pratique, pratiquement sur l’objet vivant. Cela comprend la révision des spécifications documentées, la comparaison des flux de processus convenus avec les pratiques réelles et la comparaison des résultats obtenus avec les objectifs planifiés.

… Un audit interne est toujours un défi pour les compétences sociales et communicatives des personnes impliquées.

Cela signifie également qu’un audit interne est toujours un défi pour les compétences sociales et communicatives des personnes impliquées. Lorsque l’auditeur examine l’application pratique d’un processus, il observe, accompagne et interroge les employés concernés. Cela conduit parfois à des discussions qui doivent être menées correctement. Ici, la prémisse confirmée à maintes reprises s’applique, à savoir que la cause fondamentale des problèmes réside, presque sans exception, dans le système lui-même. Les problèmes possibles sont, par exemple, l’incohérence du système, le manque de communication claire, les lacunes dans la documentation, etc. Pour trouver ce potentiel d’amélioration, c’est exactement ce que vous devriez viser dans un audit interne.

L’objectivité est inestimable

L’un des grands avantages d’un audit interne, notamment en ce qui concerne l’amélioration continue de l’organisation, réside dans le fait qu’il oblige les employés à abandonner leur vision quotidienne, à adopter un point de vue objectif et à réfléchir ouvertement aux alternatives possibles aux réglementations existantes. et les circonstances. À cet égard, un audit interne offre beaucoup plus de liberté qu’une certification externe ou un audit de fournisseur.

C’est aussi la raison pour laquelle les audits internes sont généralement plus approfondis que les audits externes et sont perçus par les employés comme beaucoup plus intensifs. Cependant, les personnes impliquées ont souvent beaucoup de difficulté à être interrogées par des collègues avec lesquels elles sont souvent familiarisées et à commenter aussi clairement que possible les processus, les situations et les conditions. L’organisation peut contourner ce problème en nommant des auditeurs externes pour effectuer ses audits internes. De nombreux consultants proposent ce service dans leur portefeuille.

… Les personnes impliquées trouvent souvent très difficile d’être interrogées par des collègues avec lesquels elles sont souvent familières…

Des constatations aux améliorations

Que vous choisissiez de réaliser des audits internes au sein de l’organisation ou de les confier à une entreprise externe, vous devez au final traiter les résultats de l’audit. La question la plus pressante est de savoir ce qu’il faut faire si des problèmes ou des incohérences se sont produits. trouvé dans la structure ou l’organisation de processus de l’organisation?

Premièrement, les résultats de l’audit doivent être résumés et analysés de manière structurée afin d’aboutir à des actions concrètes pour changer et améliorer l’organisation. À ce stade, tous les décideurs et responsables de processus sont invités à évaluer les résultats et les mesures d’amélioration appropriées, ainsi qu’à décider de la marche à suivre. C’est là que le cap est prévu pour traduire efficacement les conclusions de l’audit en améliorations concrètes et mesurables.

L’idéal serait que les améliorations mises en œuvre conduisent à des processus plus efficaces, des responsabilités clairement définies, des coûts réduits sans perte de qualité, des interfaces mieux coordonnées et clairement communiquées, etc., ce qui nous conduit au bien connu Plan-Do-Check-Act ( PDCA), également connu sous le nom de cycle de Deming ou cycle de Shewhart.

 

Après l’audit avant l’audit

Des audits internes sont également menés selon le cycle PDCA. Ils sont planifiés et coordonnés en fonction de points focaux spécifiques, les résultats sont analysés et les résultats sont mis en œuvre. Ce cycle se poursuit sur une base continue, menant à des changements et des améliorations constants, ainsi qu’à une augmentation des performances et de la maturité de l’organisation.

Il est possible aujourd’hui d’envoyer ses employés faire des formations QSE en alternance.

Chaque audit conduit à une augmentation du degré de maturité de l’organisation, qui diminue ensuite progressivement au cours de la routine quotidienne du travail. Afin de garantir une croissance constante de la maturité de l’organisation, les audits (internes ou externes) doivent être planifiés à intervalles réguliers, pas trop grands, afin que la lente baisse des performances soit stoppée avant que l’amélioration des performances obtenue lors du dernier audit ne soit complètement perdue. encore. Ce phénomène est connu sous le nom d’effet d’audit, illustré à la figure 2.

Autres formes de vérification

L’audit interne n’est qu’une étape sur la voie du succès de la certification ISO 9001. Une autre exigence est d’évaluer vos fournisseurs. Dans certains secteurs, il est même courant de procéder à des audits de seconde partie ou d’audit des fournisseurs . Le plus souvent, ces audits ne sont qu’une partie d’un programme plus vaste de développement des fournisseurs.

Pour obtenir la certification, un audit dit de tierce partie ou de certification doit être passé avec succès. Cet audit externe est commandé par l’organisation et réalisé par un organisme de certification indépendant. Le certificat obtenu confirme ensuite que l’organisation travaille conformément à la norme, en l’occurrence ISO 9001.

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